Um paciente inativo tem ficha na sua clínica dentária e não vem há mais de 12 meses. Conte-os e multiplique pelo valor médio de um tratamento: 900 × 136 € = 122.400 € é o teto, não uma previsão. Em Portugal a revisão é barata (64,4% pagaram 50 € ou menos), por isso o valor está no que ela encontra. Reativá-los pede uma lista limpa, uma mensagem neutra e alguém que responda e marque.
Um paciente inativo é alguém que tem ficha na sua clínica dentária, não vem há mais de 12 meses e não tem nenhuma consulta marcada. Para saber quanto lhe custam, conte-os no software de gestão e multiplique pelo valor médio de um tratamento. Com 900 pacientes inativos e 136 € de média, o teto são 900 × 136 € = 122.400 €.
Esse número não é uma previsão, e este artigo explica porquê. Também mostra como reativar pacientes inativos sem pôr a receção a telefonar durante semanas, com dados de Portugal de 2025 e 2026.
O que conta como paciente inativo
A definição mais útil é simples: ficha com historial, última consulta há mais de 12 meses e nenhuma marcação futura. Doze meses porque o mínimo habitual é uma revisão por ano, e quem passou desse prazo já falhou pelo menos uma.
Ficam de fora quem pediu para não ser contactado, quem faleceu ou mudou de país, e quem a clínica marcou como «não contactar». O que sobra é a lista com que vai trabalhar.
Dentro dessa lista há três grupos que convém separar desde o início, porque pedem mensagens diferentes:
- Tratamento por terminar. Um orçamento aceite, uma restauração pendente, uma segunda fase que ficou por marcar.
- Higiene e revisão. Pacientes que vinham uma ou duas vezes por ano e deixaram de vir.
- Fim de ciclo. Uma ortodontia terminada, por exemplo, sem nenhuma consulta de controlo desde então.
Quantos pacientes inativos tem uma clínica dentária em Portugal
A sua base de dados é a única resposta exata. Os dados nacionais dão, ainda assim, uma ordem de grandeza.
O Barómetro da Saúde Oral 2025 da Ordem dos Médicos Dentistas inquiriu 1.200 pessoas e foi publicado em novembro de 2025. Nele, 68,1% dos inquiridos foram ao dentista nos últimos 12 meses. Ou seja, cerca de um em cada três não foi. 26,0% só vão em caso de urgência e 26,2% nunca marcam uma consulta de revisão.
Há outro dado do mesmo estudo que pesa mais na reativação. 71,6% nunca mudaram de médico dentista, ou só mudariam por necessidade, e 84,4% são vistos sempre pelo mesmo. O paciente que deixou de vir, na maior parte dos casos, não foi para outra clínica: continua na sua base de dados.
Faça a conta com a sua clínica. Se tem 3.000 fichas e 900 estão sem consulta há mais de 12 meses, 900 / 3.000 = 30% da base está parada. É um valor próximo do terço nacional, mas o seu pode ser maior ou menor, porque o Barómetro mede a população e não a sua agenda.
Porque é que deixam de vir? Entre quem raramente ou nunca vai ao dentista, 53,8% respondem «não necessito» e 22,2% «não tenho dinheiro» (113 respostas). A maioria não está zangada com a clínica. Simplesmente ninguém lhe lembrou que a revisão já passou.
Quanto custam os pacientes inativos à sua clínica
A conta base é a do início: pacientes inativos × valor médio de um tratamento. No Barómetro, o último tratamento custou em média 136 €. Com 900 pacientes, 900 × 136 € = 122.400 €. Se preferir fazê-la com os seus números, a calculadora de reativação de pacientes faz a mesma conta.
Esse valor é um teto, não uma previsão. Nem todos voltariam, mesmo que os contactasse: alguns mudaram de cidade, outros já não precisam, outros não querem. Serve para dimensionar o problema, não para orçamentar a receita.
Em Portugal há dois ajustes que mudam a leitura desse teto.
A revisão é barata, o que vem depois não
A média de 136 € esconde uma distribuição muito desigual. No mesmo Barómetro, 64,4% pagaram 50 € ou menos no último tratamento, e limpezas e revisões foram 60,1% dos últimos tratamentos. Se contar só a consulta de revisão, 900 × 50 € = 45.000 €, e mesmo isso é um máximo.
O valor de um paciente inativo está no que a revisão encontra: uma restauração, uma prótese, uma ortodontia, um orçamento que ficou por aceitar. Por isso o grupo dos tratamentos por terminar costuma valer mais do que os outros dois juntos. Comece por ele.
Os pacientes da ADSE e dos seguros pagam por ato, a preço de tabela
Se uma parte da sua base vem pela ADSE ou pela rede de uma seguradora, não a conte a preço privado. Na tabela da ADSE em vigor desde 1 de outubro de 2026, uma consulta paga 15,75 € pela ADSE e 5,25 € pelo paciente: 21 € no total, com um máximo de quatro por ano.
Imagine que 150 dos seus 900 inativos são beneficiários da ADSE. A revisão deles vale 150 × 21 € = 3.150 €, e não 150 × 50 € = 7.500 €. Continua a ser receita por ato, só que mais pequena.
O mesmo cuidado vale para o cheque-dentista. O SNS paga à clínica 45 € por cheque utilizado (Portaria 430/2023), e um cheque cobre o episódio inteiro. Lembrar estas famílias antes de o cheque caducar faz sentido, mas não as conte como a receita grande da lista.
Como reativar pacientes inativos: o método em seis passos
A mecânica é a mesma em qualquer clínica. Nenhum dos passos é difícil. O problema, como se verá a seguir, é fazê-los todos, todas as semanas.
- Extrair a lista. Do software de gestão: última consulta há mais de 12 meses, sem marcação futura, com telemóvel registado.
- Limpar. Retirar quem pediu para não ser contactado, quem faleceu, quem mudou de país e os números que já se sabe que estão errados.
- Segmentar. Pelos três grupos de cima. A quem tem um tratamento por terminar não se escreve o mesmo que a quem só falhou a higiene oral.
- Escrever uma mensagem neutra. Que lembre que a revisão já passou, identifique a clínica e dê uma forma simples de deixar de receber mensagens.
- Responder e marcar. Cada resposta abre uma conversa: o horário, o preço, o seguro. Quem quer consulta tem de sair dela com a consulta marcada.
- Registar no software. A marcação, o «não tenho interesse», o número que afinal era de outra pessoa. Sem isto, daqui a seis meses a lista volta a ter os mesmos nomes.
Um exemplo de mensagem para o grupo de higiene e revisão:
Olá, Ana. Escrevemos da Clínica Dentária [nome da clínica]. Segundo a sua ficha, a sua última revisão foi em março de 2025. Se quiser marcar a próxima, responda a esta mensagem e indicamos-lhe as datas disponíveis. Se preferir não receber mensagens nossas, responda SAIR.
Repare no que a mensagem não faz. Não oferece nada, não fala de preços, não cria pressa e não sugere nenhum tratamento sem avaliação prévia. Lembra, identifica a clínica e deixa o paciente sair.
O que cada mensagem tem de incluir em Portugal, e como se trata o consentimento, define-se com aconselhamento especializado. Falamos de proteção de dados e de comunicação em saúde. Uma clínica que escreve assim transmite seriedade, e o paciente também decide voltar por isso.
Porque é que à mão a reativação não cabe na receção
Faça a conta de tempo com a mesma clínica. 900 pacientes contactados ao longo de seis meses são 900 / 6 = 150 contactos por mês. A 5 minutos cada um, entre abrir a ficha, escrever ou telefonar e anotar, são 750 minutos: 12,5 horas por mês.
Por dia útil, 150 / 21 ≈ 7 contactos. Parece pouco até se ver quando teriam de ser feitos. A receção de uma clínica dentária já atende a porta, os pagamentos, a faturação e o telefone.
E o telefone tem prioridade. No Barómetro, 65,3% dos pacientes marcam consulta por telefone, e só 23,5% deixam a próxima marcada no fim da consulta. Cada chamada que entra interrompe a lista que se estava a trabalhar.
O passo que se parte é quase sempre o quinto. Enviar 150 mensagens numa tarde até se consegue. Responder às conversas que essas mensagens abrem, nos dias seguintes e com pessoas ao balcão, já não.
O sexto passo, registar tudo, é o primeiro a desaparecer numa semana cheia. A equipa não tem culpa: é trabalho de saída, que só existe se alguém o começa, numa função que vive do que entra pela porta e pelo telefone.
Porquê o WhatsApp para reativar, e o que não esperar dele
Para lembrar uma revisão, o canal que mais pessoas leem é o WhatsApp. No Digital News Report 2026 do Reuters Institute, 79% dos adultos online em Portugal usaram o WhatsApp na última semana, mais do que qualquer outra rede.
Isso é alcance, não hábito de marcação: a maioria dos portugueses continua a marcar por telefone. A vantagem do WhatsApp na reativação é outra. A mensagem fica lá, o paciente responde quando pode e a conversa não depende de a receção estar livre no momento em que ele liga.
Para quem não usa WhatsApp, o SMS continua a ser a alternativa. O que importa é que a mensagem chegue a um telemóvel que o paciente lê, e que alguém responda do outro lado.
O que faz a Keishal na reativação de pacientes inativos
A Keishal é um sistema autónomo que reativa pacientes inativos por WhatsApp, em português europeu, sem que a sua equipa tenha de configurar ou operar nada. Faz os seis passos de cima.
Lê as fichas para saber quem está inativo e com que historial. Antes de escrever a alguém, exclui quem pediu para não ser contactado, quem faleceu, quem mudou de país e quem a clínica marcou como «não contactar». Depois escreve a cada paciente a partir do seu historial, mantém a conversa e responde às dúvidas habituais.
Quando o paciente quer consulta, a conversa continua no WhatsApp e ele escolhe a hora numa ligação de calendário. A marcação fica na agenda da clínica. O que precisa de uma pessoa passa para uma pessoa, e os pacientes sabem que estão a falar com um assistente de IA. Na página de reativação de pacientes vê o processo por dentro.
A ligação ao software de gestão faz-se através de uma camada de conectores modular: a Keishal lê os dados para ter contexto e escreve de volta marcações e estados, sem migrações nem bases duplicadas. Antes de decidir, pergunte-nos pelo seu programa. A página de integrações explica como funciona a ligação.
Se contou os seus pacientes inativos e o número o surpreendeu, marque uma demonstração e vemos a sua lista consigo. Se a conta sair pequena, também lho diremos.
Fontes: Ordem dos Médicos Dentistas, Barómetro da Saúde Oral 2025 (novembro de 2025, 1.200 inquiridos); Reuters Institute, Digital News Report 2026, Portugal (junho de 2026); ADSE, Tabela de Preços do Regime Convencionado em vigor a 1 de outubro de 2026; Portaria n.º 430/2023.
Recall de pacientes na clínica dentária: como manter a consulta de revisão em dia
O recall de pacientes é manter em dia a consulta de revisão de quem ainda é paciente ativo, antes de ficar inativo. Em Portugal, só 23,5% marcam a próxima consulta no fim da anterior (OMD, 2025), por isso cerca de três em quatro saem sem ela. Numa clínica com 300 revisões por mês, são ≈230 pacientes, ≈19 horas de chamadas. O valor não está na taxa da revisão, mas no que ela encontra.
Indicadores de gestão da clínica dentária: o que medir todos os meses
Os indicadores de gestão de uma clínica dentária a medir todos os meses são cinco: pacientes sem consulta há 12+ meses, taxa de retorno, ocupação da agenda, faltas e ticket médio por tipo de pagador. Calculam-se com uma exportação ou à mão. Em Portugal a média única engana: se 30 pacientes privados dão lugar a 30 de seguradoras, o ticket desce de ≈129 € para ≈122 € sem mudar um preço.