Cookies i privacitat
Fem servir cookies essencials perquè el lloc funcioni i, amb el teu consentiment, cookies analítiques per entendre com s'utilitza. Pots canviar la teva decisió quan vulguis.
Facturar més no vol dir guanyar més. La rendibilitat d'una clínica dental es mesura amb un número que gairebé ningú calcula: el cost fix per hora de gabinet (costos fixos mensuals ÷ hores de gabinet disponibles). Amb 28.000€ de costos fixos i 528 hores al mes, cada hora costa uns 53€, estigui ocupada o no. Aquest número converteix forats d'agenda i no-shows en costos concrets, i et diu quina ocupació necessites per cobrir costos. Aquí tens el càlcul pas a pas.
De les tasques administratives d'una clínica dental, les repetibles amb regles clares (recordatoris, recall, reactivació, reserva de cites, preguntes fora d'horari, ressenyes i consentiments) es poden automatitzar. Les que demanen criteri clínic o gestió emocional, no. Aquí les recorrem una a una, amb l'ordre d'implantació segons el retorn: primer recordatoris, després recall i reactivació.
Si la teva clínica fa servir Gesden tens dues opcions sense canviar de software: activar el Pack Premium (una eina que el teu equip opera) o afegir Keishal (un sistema autònom que opera per tu sobre el teu Gesden). La diferència no és tecnològica: és qui fa la feina cada setmana. Fes el càlcul: 15 cites al dia × 22 dies són 330 recordatoris al mes; si 1 de cada 10 pacients respon alguna cosa més que «confirmo», són 33 converses que algú ha d'atendre. Si tens aquesta persona, el Pack Premium és una opció seriosa. Si no la tens, una eina més no crea les hores que falten.
Si la teva clínica obre 50 hores a la setmana, el 70% de la setmana (118 de 168 hores) ningú contesta el WhatsApp ni el telèfon. Justament llavors arriben les preguntes que decideixen primeres visites: «accepteu la meva assegurança?», «quant costa una neteja?». Un sistema autònom respon 24/7 amb la informació real de la teva clínica i escala al teu equip el que necessita una persona, sense ampliar recepció.
Un chatbot genèric resol una part real del problema: respondre preguntes freqüents quan la recepció no hi és, que és el 76% de les hores de la setmana si atens de 9 a 17 entre setmana (40 de 168 hores). Es queda curt en el que ve després: no llegeix el teu programa de gestió, no pot donar cites ni registrar confirmacions i no escala a una persona amb context. La diferència amb un sistema integrat no és la qualitat de les respostes, sinó la categoria: un respon missatges, l'altre acaba la feina a la teva agenda.
La qualitat de dades és el percentatge de la teva base de pacients amb què realment pots treballar: telèfon vàlid, sense duplicats, última visita registrada i consentiment guardat. Marca el sostre de tota la resta, perquè la reactivació, el recall i la previsió treballen sobre aquesta base. El compte és ràpid: revisa 100 fitxes a l'atzar; si 12 tenen el mòbil malament, en una base de 3.000 són uns 360 pacients incontactables. I el 2026, amb sistemes d'IA operant la part administrativa, una base neta ja no és manteniment: és la condició per poder delegar.
Cada no-show és una cadira parada amb els costos fixos corrent: 20 no-shows al mes × 90€ de tiquet mitjà són 1.800€ al mes, 21.600€ l'any. La defensa té dues capes que treballen en moments diferents: recordatoris per WhatsApp que aconsegueixen resposta abans de la cita, i una llista d'espera automàtica que torna a omplir el forat quan la cancel·lació arriba igualment. Cap de les dues demana canviar de programa de gestió.
"Service-as-a-software" és el model en què el proveïdor no et ven una eina perquè l'operis tu, sinó que l'opera ell per tu i tu només veus el resultat. La diferència amb un software normal es pot comptar en minuts: si el teu equip dedica encara que siguin 15 minuts al dia a configurar recordatoris, revisar per què no s'ha enviat una plantilla o aprendre una funció nova, són 15 × 5 dies × 4 setmanes = 300 minuts al mes, 5 hores operant una eina abans que aquesta ajudi un sol pacient. En el model service-as-a-software, aquestes 5 hores no existeixen: el proveïdor se les queda.
La previsió d'ingressos del mes que ve és un càlcul amb tres dades pròpies: agenda confirmada × tiquet mitjà, ajustada per la teva taxa de baixes, més el que la teva reactivació i recall generaran encara. Exemple: 340 cites confirmades, un 12% de baixes històriques i una conversió de reactivació del 8% sobre 220 contactes donen una previsió d'uns 30.115€. No és cap promesa: és aritmètica amb els teus propis números, i la pots recalcular cada mes.
No hi ha un únic sistema de recall correcte. Hi ha tres camins (manual, software i sistema autònom) i quin encaixa depèn de quants pacients tens pendents de revisió cada mes i de quantes hores reals té el teu equip per dedicar-hi. Compta els teus pacients pendents aquest mes i multiplica per 5 minuts de gestió cadascun: aquest número, no la promesa de cap proveïdor, és el teu punt de partida.
