Cookies i privacitat
Fem servir cookies essencials perquè el lloc funcioni i, amb el teu consentiment, cookies analítiques per entendre com s'utilitza. Pots canviar la teva decisió quan vulguis.
Cada clínica dental té una part de la seva base de dades que va deixar de tornar: ortodòncies que van acabar, higienes que es van espaiar, pacients que ho demanarien "la setmana que ve" i mai no ho van fer. Aquest grup no apareix en cap informe, però es pot mesurar. Compta quants pacients porten més de dotze mesos sense trepitjar la teva clínica i multiplica-ho pel teu tiquet mitjà: aquesta és la facturació que tens aturada. En una clínica amb 1.200 pacients adormits i un tiquet mitjà de 110€, són més de 130.000€. La pregunta no és si hi són — és quants tornarien si algú els escrivís.
Cada clínica dental té un forat per on s’escapen ingressos cada mes, i gairebé sempre passa desapercebut. No té res a veure amb els costos dels materials ni amb els buits puntuals a l’agenda. Són els pacients inactius: persones que van passar per la consulta, van rebre un tractament i no van tornar mai més.
Gairebé ningú no els compta. I per això gairebé ningú no sap quant costen.
Un pacient inactiu és algú que és a la teva base de dades però que no ha trepitjat la clínica durant els darrers 12 mesos. De vegades són 18 mesos, de vegades 24. La xifra exacta depèn de com defineixis "actiu" dins del teu protocol de seguiment.
En qualsevol cas, el patró és el mateix: hi va haver una relació clínica, i es va interrompre.
La majoria de vegades no hi ha un motiu clar. No és que el pacient s’enfadés ni que canviés de clínica. Simplement va deixar de venir per inèrcia: se li va passar la revisió, no va rebre un recordatori clar i, un any després, ningú no es va recordar de trucar-li.
El teu programari de gestió t’ensenya la facturació del mes, les cites confirmades i les que s’han cancel·lat. El que no t’ensenya és quants pacients haurien d’haver tornat i no ho van fer.
Aquesta xifra és invisible. No apareix en cap informe automàtic. Per veure-la has de creuar tota la teva base de dades amb les cites dels darrers 12 mesos i observar la diferència.
Quan una clínica ho fa per primera vegada, el número gairebé sempre sorprèn. Basant-nos en la nostra experiència amb clíniques pilot, entre el 60% i el 70% dels pacients registrats estan inactius en qualsevol moment.
En una prova pilot recent, una clínica ens va donar accés a la seva base de dades. Vam identificar els seus pacients inactius i els vam contactar per WhatsApp al llarg de 90 dies.
Aquests van ser els resultats:
El detall més important de la prova pilot és el que NO va passar: l’equip de la clínica no va haver de moure ni un dit. Nosaltres vam gestionar tota la conversa, des del primer missatge fins a la cita confirmada.
Si la teva clínica té 3.000 pacients a la base de dades i el 65% estan inactius, això significa que hi ha 1.950 pacients que podrien tornar però no ho fan. Si en recuperes el 20% en 90 dies, estaríem parlant d’unes 390 cites i d’uns 40.000€-45.000€ de facturació al llarg del trimestre.
No és una projecció inventada. És la matemàtica de la prova pilot aplicada al teu cas.
Si vols calcular la xifra exacta per a la teva clínica, hem construït una calculadora d’ingressos perduts. Introdueixes la mida de la teva base de dades i el valor mitjà del teu tractament, i et mostra la xifra real.
Quan contactem pacients inactius, gairebé sempre la resposta és una d’aquestes cinc:
1. Se’ls va passar la revisió. No van rebre un recordatori clar i se’n van oblidar. És la raó més habitual.
2. No tenien temps en el moment adequat. Volien demanar cita, però va coincidir amb un període de molta activitat i no s’ho van tornar a plantejar.
3. No sabien que tenien un tractament pendent. Hi havia una recomanació que no es va acabar materialitzant: una endodòncia, una neteja profunda o una segona fase d’ortodòncia.
4. Van canviar de domicili o de feina. Ara la clínica els queda lluny, però tampoc no han buscat una altra opció.
5. Una mala experiència puntual. Una espera massa llarga, una factura inesperada o un petit detall. No es van queixar. Simplement no van tornar.
Les cinc raons tenen una cosa en comú: cap no és definitiva. La majoria d’aquests pacients estan oberts a tornar si se’ls contacta correctament. El que acostuma a fallar no és la voluntat del pacient, sinó el seguiment de la clínica.
Si no fas res, passen dues coses alhora.
La primera: els pacients inactius continuen sent inactius. Cada mes que passa sense contacte, la probabilitat de recuperar-los disminueix. Als 24 mesos, recuperar-los és molt difícil. Als 36, pràcticament impossible.
La segona: la teva base de dades creix, però la proporció de pacients actius disminueix. Tens més noms al sistema, però menys persones assegudes a la cadira.
Això crea una il·lusió perillosa. La clínica sembla estable perquè la facturació es manté. Però la productivitat per pacient registrat baixa cada any. I quan arribi un mes fluix, no tindràs a qui recórrer.
La pregunta lògica és: per què no truquen les recepcionistes?
I la resposta honesta és: perquè no poden.
La feina d’una recepció dental és atendre qui arriba, gestionar l’agenda del dia, cobrar, resoldre imprevistos i mantenir el flux de la consulta. És una feina amb una càrrega relacional i operativa molt elevada, i no deixa marge per a una segona capa de tasques.
Trucar un per un a 750 pacients inactius, deixar missatges, fer seguiment, anotar respostes i programar cites requereix entre 60 i 80 hores de feina concentrada. Són dues setmanes a jornada completa. Temps que, en una clínica activa, simplement no existeix.
El resultat és que les campanyes de reactivació es fan una vegada a l’any en el millor dels casos, de manera improvisada, i els resultats són pobres. No perquè l’equip no sigui capaç, sinó perquè una sola persona no pot fer-ho bé i, alhora, assumir la seva feina habitual.
Si vols fer-ho pel teu compte, hem escrit la guia completa: com reactivar pacients inactius pas a pas. Hi ha els set passos, i també el càlcul honest de quantes hores costa.
L’alternativa que proposem a Keishal és diferent: nosaltres gestionem la reactivació per tu. Ens integrem amb el teu programari de gestió, identifiquem els pacients inactius, els contactem per WhatsApp, gestionem la conversa i escrivim les cites confirmades directament a la teva agenda.
El teu equip no ha d’aprendre res. No ha de fer res diferent. Només veu els resultats.
Si vols veure com funciona en detall, hem gravat un vídeo d’1 minut a com ho fem.
La manera més ràpida de veure la dimensió real del problema és calcular la teva xifra. Hem construït una calculadora gratuïta que només necessita dues dades: quants pacients tens a la base de dades i quin és el valor mitjà del teu tractament.
En 30 segons sabràs quant perd la teva clínica cada mes a causa dels pacients inactius, quantes cites mensuals podries recuperar i quina facturació addicional generaria.
Si has arribat fins aquí, probablement ja saps que tens pacients inactius. La pregunta és quants, i quant t’estan costant.
Calcula la teva xifra exacta o reserva una trucada perquè t’ensenyem com ho gestionem.
D'enginyer a treballar en una ambaixada, cada etapa m'ha ensenyat alguna cosa diferent. El que s'ha mantingut constant és el meu interès per construir productes que resolguin problemes. A Keishal, em centro a portar la intel·ligència artificial a les clíniques dentals d'una manera pràctica, fiable i gairebé invisible.
"Service-as-a-software" és el model en què el proveïdor no et ven una eina perquè l'operis tu, sinó que l'opera ell per tu i tu només veus el resultat. La diferència amb un software normal es pot comptar en minuts: si el teu equip dedica encara que siguin 15 minuts al dia a configurar recordatoris, revisar per què no s'ha enviat una plantilla o aprendre una funció nova, són 15 × 5 dies × 4 setmanes = 300 minuts al mes, 5 hores operant una eina abans que aquesta ajudi un sol pacient. En el model service-as-a-software, aquestes 5 hores no existeixen: el proveïdor se les queda.
La previsió d'ingressos del mes que ve és un càlcul amb tres dades pròpies: agenda confirmada × tiquet mitjà, ajustada per la teva taxa de baixes, més el que la teva reactivació i recall generaran encara. Exemple: 340 cites confirmades, un 12% de baixes històriques i una conversió de reactivació del 8% sobre 220 contactes donen una previsió d'uns 30.115€. No és cap promesa: és aritmètica amb els teus propis números, i la pots recalcular cada mes.
