Cookies i privacitat
Fem servir cookies essencials perquè el lloc funcioni i, amb el teu consentiment, cookies analítiques per entendre com s'utilitza. Pots canviar la teva decisió quan vulguis.
El recall dental és el sistema pel qual una clínica contacta periòdicament els seus pacients perquè tornin a revisió, manteniment o tractament pendent. La recomanació estàndard del sector és contactar cada pacient com a mínim un cop l'any, i les clíniques que optimitzen arriben a dos contactes anuals. La majoria de clíniques no ho fa de manera consistent, no per falta de voluntat sinó perquè l'equip no té temps. Hi ha tres formes de resoldre-ho: recordatoris manuals amb plantilles, software de recall, o un sistema autònom que opera per la clínica.
Totes les clíniques dentals parlen de recall. Gairebé cap el fa bé.
És la mètrica que més afecta els ingressos a mitjà termini, i la primera que es deixa de banda quan el dia a dia atreta. En aquest article expliquem què és exactament el recall, per què falla a la majoria de clíniques, i com automatitzar-lo de tres formes diferents.
El recall dental és el sistema pel qual una clínica contacta els seus pacients perquè tornin: revisions periòdiques, manteniments, ortodòncia, tractaments pendents. A la pràctica és el motor de continuïtat de la clínica.
"Recall" ve de l'anglès "to recall" — tornar a cridar. Al sector dental s'ha utilitzat durant dècades per descriure qualsevol acció proactiva de la clínica per fer tornar el pacient. Avui el terme abraça tot: trucades, missatges, recordatoris automàtics, campanyes de reactivació.
Un sistema de recall ben fet cobreix com a mínim:
Cadascun té una lògica i una cadència diferents. Per això operar el recall manualment és complicat: no és una sola tasca, són cinc tasques paral·leles que conviuen amb el dia a dia de la clínica.
Una clínica guanya ingressos de dues maneres: pacients nous o pacients que tornen. Els nous costen molt d'aconseguir (màrqueting, referències, primera visita). Els que ja tens a la base de dades són ingressos potencials gairebé immediats.
El recall és el que converteix aquest potencial en ingrés real.
Si una clínica té 3.000 pacients actius i opera un recall consistent que reactiva el 20% dels inactius cada trimestre, parlem d'entre 30.000 i 50.000 euros al trimestre en facturació addicional, segons el tractament mitjà.
Si aquesta mateixa clínica no opera el recall, aquests ingressos no desapareixen — simplement no arriben. El pacient hi és, però ningú el fa tornar. En parlem amb detall a l'article sobre quant perd una clínica dental per pacients inactius.
Aquí hi ha la paradoxa: tots els dentistes saben que el recall és important. Tot i així, gairebé ningú el fa bé.
El motiu no és el desconeixement. És operatiu. El recall manual requereix temps concentrat de l'equip — trucar un a un, deixar missatges, fer seguiment, anotar respostes i agendar noves cites. Això competeix directament amb l'atenció presencial, la gestió de l'agenda del dia, els cobraments, les urgències.
Ho descriu molt bé una recepcionista citada en un cas del software dental (...):
"Hi ha pacients que han quedat descontents perquè no els hem trucat per a la revisió, i han acudit quan ja era massa tard."
No és un error de l'equip. És un problema estructural: una recepció dental no té hores suficients al dia per portar bé el recall mentre s'ocupa de tota la resta.
Abans de parlar d'automatització, cal tenir clar com és un recall que funciona. Sense aquest criteri, automatitzar malament només amplifica el problema.
La recomanació estàndard al sector dental és contactar cada pacient com a mínim un cop l'any. Les clíniques que optimitzen el seu recall arriben a dos contactes anuals: una revisió completa i un manteniment intermedi. La freqüència s'ajusta segons el cas: ortodòncia mensual, periodòncia trimestral, infants i adolescents amb més seguiment.
Això dóna entre 1 i 2 contactes per pacient a l'any com a base. Per a una clínica amb 3.000 pacients, parlem d'entre 3.000 i 6.000 contactes a l'any — entre 250 i 500 al mes.
Fa 10 anys, el recall es feia per telèfon. Fa 5, per email. Avui, el canal amb més taxa de resposta a Espanya és WhatsApp:
El pacient mitjà a Espanya revisa WhatsApp diverses vegades al dia. És el canal on realment hi és l'atenció.
Un recall que no sap qui és el pacient no funciona. El sistema ha de tenir accés com a mínim a:
Sense aquesta informació, el missatge sona genèric i el pacient no respon.
Un sol missatge rarament converteix. El recall efectiu té 2-3 contactes espaiats:
Aquesta seqüència distribuïda és el que fa que el recall funcioni. Fer-la manualment per a 500 pacients al mes és pràcticament impossible.
Hi ha tres formes diferents d'automatitzar el recall en una clínica dental. Cadascuna té sentit en una situació diferent.
La forma més bàsica: l'equip prepara plantilles de missatge (revisió, manteniment, tractament pendent) i les envia manualment des del WhatsApp de la clínica.
Quan funciona: clíniques petites (<1.000 pacients) amb un equip administratiu amb temps dedicat.
Quan no funciona: quan el volum supera el que una persona pot gestionar a mà (típicament >150 contactes/mes).
PMS dentals com Gesden, Nubimed, Dentalink o Flowww inclouen mòduls bàsics de recordatoris. També existeixen plataformes especialitzades com Optimydent o Kokuai que afegeixen automatització avançada amb IA, generació de llistats de pacients i enviaments programats.
Quan funciona: clíniques mitjanes amb algú de l'equip (clinic manager, recepcionista sènior) que té temps d'operar el software, configurar plantilles, revisar respostes i ajustar el sistema.
Quan no funciona: quan la clínica contracta el software però ningú té temps d'operar-lo. És un patró molt comú. Ho discutim amb més detall a l'article sobre software vs. servei gestionat.
Una plataforma d'IA s'integra amb el teu PMS i el teu WhatsApp, i opera tot el recall de forma autònoma per la clínica: identificació de pacients a contactar, enviament de missatges, gestió de respostes, programació de cites a l'agenda. L'equip de la clínica no toca res.
Quan funciona: clíniques amb equip saturat, intents previs fallits d'implementar software, o preferència clara per una plataforma que opera sense requerir atenció.
Quan no funciona: clíniques que volen mantenir el control total sobre cada missatge enviat al pacient.
El 2026 vam treballar amb una clínica dental que ens va donar accés a la seva base de dades per operar el recall durant 90 dies. Aquests van ser els resultats:
El més rellevant no és el número, sinó el que va passar a l'equip de la clínica: res. No van haver de trucar a ningú, no van aprendre cap software nou, no van canviar cap hàbit. El recall es va operar sense que ells hi participessin.
Si vols calcular quant generaria un recall ben operat per a la teva clínica, pots usar la calculadora. Introdueixes la mida de la teva base de dades i el valor mitjà del teu tractament, i et mostra el número.
Si la teva clínica té un recall que funciona, mantén el que fas. Si l'intentes però el dia a dia se l'empassa, no és problema de l'equip: és un problema estructural que té solució. Reserva una trucada i t'ensenyem com ho gestionem.
Cofounder of Keishal.
Les clíniques dentals tenen dues opcions per resoldre la comunicació amb els seus pacients (recordatoris, recall, reactivació): comprar un software (Kokuai, mòduls de WhatsApp de Gesden, Nubimed…) i operar-lo internament, o externalitzar a un servei gestionat que opera per la clínica. El software és més barat en quota mensual però requereix temps i atenció de l'equip. El servei gestionat té quota més alta però zero esforç. L'elecció depèn de quant de temps té el teu equip, no de quant costa cada opció.
Una clínica dental mitjana amb 3.000 pacients actius perd entre 4.000€ i 7.000€ cada mes a causa de pacients que han deixat de tornar.
